Lettre recommandée électronique

Depuis la loi ALUR, l’envoi de certaines lettres peut se faire par lettre recommandée électronique (LRE) « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. ».

Pour les modalités d’application, ces LRE sont soumise au décret n° 2011-144 du 2 février 2011 et au décret propre à la copropriété qui a été pris en 2015 (n° 2015-1325).

Comment s’appliquent ces textes en pratique ?

Accord du copropriétaire

- L’accord du copropriétaire peut être donné en assemblée générale (consigné sur le PV) ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre des PV d’assemblée générale.

- Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic (par LRAR) qu'il n'accepte plus d'être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique, mention en est faite sur le registre précité. 

Délai des notifications et mises en demeure faites par voie électronique 

Principe : Le point de départ du délai est le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique l’informant de la LRE à son attention. Le destinataire a un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, pour accepter ou refuser la LRE sans connaître l'identité de l'expéditeur.

Exception : si dans les 15 jours de l’envoi de l’information, l’expéditeur ou le destinataire demande l’impression et l’envoi postal de la lettre recommandée, le point de départ du délai est le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire.

Ces règles compliquent la computation du délai d’envoi de la convocation à l’assemblée générale, qui doit être notifiée au plus tard 21 jours avant la date de la réunion.

Cela impose donc aux syndics d’adresser les convocations, en cas de convocations dématérialisées, avec un délai suffisant pour ne pas exposer le syndicat des copropriétaires à la nullité de l’assemblée générale.

A compter du 1er janvier 2019, le décret de 2011 est abrogé et est remplacé par les disposions créées par le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 et intégrées au Code des Postes. Les nouveaux textes reprennent les procédures et délais à l’identique sauf la possibilité d’une impression papier qui est supprimée.

Cela simplifie les délais, sans porter atteinte au droit des copropriétaires qui conservent la liberté de renoncer à l’envoi électronique des notifications et mises en demeure.

Source : Décret n° 2018-347, 9 mai 2018

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